komunikasi administrasi

1.    Anda baru saja menempati posisi Kepala Bagian. Tingkat produktivitas pegawai sebelumnya rata-rata cukup baik, namun setelah penunjukan anda, mengalami penurunan. Oleh karena itu, anda bermaksut untuk mengadakan perubahan – perubahan dalam prosedur dan pembagian tugas. Pegawai anda tidak memperlihatkan kerja sama mereka dan menggerutu mengenai situasi yang lebih baik di bawah kepemimpinan atasan yang lama.

a.    Dalam menghadapi kasus ini, komunikasi seperti apa yang anda lakukan?

Jawaban :    Ketika menghadapi permasalah tersebut, melakukan perubahan dalam prosedur dan pembagian tugas akan tetapi pegawai tidak memperlihatkan kerjas ama dan menggerutu mengenai situasi yang lebih baik di bawah kepemimpinan pemimpin yang lama, saya kan melakukan komunikasi dimana komunikasi yang dilakukan dengan saling berbicara dan mendengarkan, dan juga komunikasi yang dilakukan tatap muka empat mata. Komunikasi lainnya yang saya gunakan ialah komunikasi yang timbal balik yang disertai dengan tanggapan/reaksi.

                   Mengapa deminikian ? karena cara demikian yang menurut saya berguna untuk memecahkan masalah tersebut. Dan juga agar kita tahu apa yang dibutuhkan oleh para pegawai agar dalam bekerja bisa maksimal dalam kepemimpinan saya. Ketika kita mengetahui apa yang dibutuhkan pegawai, kita pasti langsung tau apa yang harus dilakukan agar kinerja para pegawai tidak menurun. Apalgi menggerutu mengenai situasi kepemimpinan saya.

b.   Jelaskan pula persiapan yang perlu anda lakukan sebelum berkomunikasi dengan para pegawai?

Jawaban :   Persiapan yang perlu dilakukan untuk berkomunikasi dengan para pegawai adalah WAKTU yang tepat. Dengan cara diatas waktu adalah hal yang penting agar dalam berkomunikasi bisa berjalan dengan lancar. Selain waktu yang perlu disiapkan ialah materi/tugas yang dihadapi pegawai. Dari segi waktu, bisa dilakukan setelah pekerjaan kantor selesai misal pada waktu makan siang ataupun malam setelah pulang kerja.

                   Ataupun memanggil satu persatu para pegawai, agar maksimal dalam memimalisir penggunaan waktu bekerja.

                   Selain dari kedua hal tersebut, kita haruslah tau detail tahapan yang dilalui dalam berkomunikasi, dan bagaimana komunikasi itu dilakukan agar untuk mengantisipasi apa yang mungkin terjadi di tengah-tengah proses berkomunikasi.

2.    Salah seorang pegawai anda telah bekerja dengan antusias dan efektif, sehingga selalu dapat mencapai target. Anda telah membiarkannya bekerja dengan pengawasan yang longgar. Akhir-akhir ini anda memberinya tugas baru yang anda rasa dapat ia tangani. Namun kinerjanya menurun dan ia banyak mengambil cuti sakit.

a.    Apa yang akan anda lakukan dalam mengatasi hal tersebut?

Jawaban :   Untuk mengatasi permasalahan tersebut saya harus melakukan pembicaraan persuasif, dimana membuat pendekatan saya dapat diterima. Memberikan sebuah motivasi terutama mengacu kepada sikap percaya diri, kreadibilitas dan pengaruh pribadinya yang terlibat. Membayangkan kemampuan dirinya melalui sudut pandang orang lain.

b.   Jelaskan tahapan-tahapan secara periodik yang akan anda lakukan!

Jawaban :   Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan dalam proses komunikasi agar kinerja pegawai bisa efektif ialah

     Yang pertama ideasi, ialah tahapan penciptaan ide/gagasan oleh komunikator atau pemimpin

     Kedua encording, tahap komunikator menyampaikan ide atau pesan yang dimengerti oleh pegawai.

     Yang ketiga transmitting yaitu tahapan pengiriman ide atau pesat yang telah disusun yang mengandung pengertian melalui media komunikasi yang ada

     Yang ke empat decording, ialah tahap komunikan atau pegawai yang menafsirkan isyarat komunikasi yang mengandung pengertian kedalam istilah yang pernah diketahui dari pengalamannya sendiri

     Kelima ialah tindakan, tahapan terakhir dalam proses komunikasi berupa tindakan yang dilakukan pegawai karena respon atau tanggapan terhadap pesan yang diterima.

                   Dalam tahapan diatas dilakukan secara periodik agar pegawai tidak langsung menjauh dalam tugasnya. Agar juga pegawai tersebut menyesuaikan terhadap tugas baru yang dihadapinya.

3.    Direktur produksi telah menginformasikan kepada anda selaku manajer pelaksana, bahwa ia menginginkan kenaikan produktivitas sebesar 10% segera. Sementara itu tenaga kerja anda saat ini sedang menghadapi kesulitan untuk mencapai target yang telah ditentukan. Sedangkan pelatihan kerja akan membutuhkan waktu minimal 2 bulan dan akan mengganggu tingkat produksi. Oleh karena itu, untuk 3 bulan ini anda tidak mungkin mengejar kenaikan target tsb. Kecuali jika anda menambah dan melatih tenaga kerja baru. Anda dapat bekerja lembur, namun solusi ini untuk pemecahan jangka pendek yang kurang baik. Anda memutuskan untuk menghadap direktur dan meyakinkan pandangan anda.

a.    Bagaimana solusi yang anda ajukan pada direktur?

Jawaban :   Solusi yang diajukan untuk direktur ialah, meyakinkan direktur agar kenaikan produktivitas akan tetap berjalan. Tidak 10% langsung, akan tetapi bertahap mulai dari 0% ke 10%. Sesuai dengan keinginan direktur kenaikan 10% akan terlaksana dalam waktu 3bulan, selama 3 bulan itu saya sebagai manajer pelaksana akan melakukan pelatihan kerja kepada para pegawai, secara bertahap dan juga terus melakukan pekerjaan agar bisa menaikan produktivitas perusahaan/kantor. Pelatihan itu bisa dilakukan tiap akhir minggu ataupun 2minggu sekali dalam akhir pekan.

                   Mengapa perlu adanya pelatihan kerja bagi para pegawai, ya karena direktur menginginkan produktivitas mengalami kenaikan 10%. Dan juga melatih para pegawai agar kemampuan bisa meningkat.

b.   Rencana cadangan apa yang perlu anda susun?

Jawaban :   Rencana cadangan yang perlu dibuat untuk mengatasi permasalahan jika solusi diatas tidak berjalan dengan lancar, akan merekrut pegawai baru tetapi dalam jumlah yang terbatas. Agar pekerjaan pegawai yang lama bisa diatasi dengan bekerja secara bersamaan. Setelah perekrutan pegawai baru, dalam waktu 2-3 bulan kedepan memberikan pelatihan kepada para pegawai yang lama agar kemampuan pegawai bisa meningkat dan tingkat produktivitas naik secara signifikan.

c.    Bagaimana anda menyusun/menyiapkan diri untuk hal-hal yang tidak anda harapkan?

Jawaban :   Persiapan diri untuk menghadapi hal yang tidak diharapkan adalah persiapan mental dan psikis. Karena segala sesuatu/tantangan yang baru akan menghadapi kata BERHASIL/TIDAK BERHASIL. Dalam menghadapi tersebut perlu dipersiapkan secara mendalam, apabila tidak berhasil dalam mengerjakan tugas, akan tidak terlalu syok yang mengakibatkan sakit ataupun psikisnya down.

                   Dan juga tidak perlu ketinggalan menyiapkan psikis para pegawai agar dalam menghadapi hal yang tidak di inginkan bisa teratasi. Dan tidak terlalu mendalami kesalahan yang ada, jika dalam pekerjaannya tidak berhasil.

                   Kalaupun dalam pekerjaan berhasil, akan tidak terlalu bersenang diri. Karena tantangan kedepan akan selalu rumit untuk dihadapi.